Administratief beheer

Administratief beheer

Een goede VvE administratie is een belangrijk onderdeel van het beheren van een Vereniging van Eigenaars.
Deze werkzaamheden bestaan onder andere uit het bijhouden van een eigenarenregister, het organiseren van de ALV (algemene ledenvergadering) – waarbij wij bij voorkeur gebruik maken van beschrijvende/uitleg gevende documenten – , het verzorgen van de uitnodigingen met de noodzakelijke vergaderstukken, het bijhouden van de presentielijst en het vaststellen van het z.g. “quorum” voor het kunnen nemen van rechtsgeldige besluiten. Van de ALV maken wij voor u ook een verslag met, indien van toepassing, een besluiten- en actielijst. Daar waar dit van toepassing is maken wij voor de VvE’s ook een inzicht gevend VvE Organigram met tekst en uitleg over de VvE structuur en haar kostenverdeelsleutels volgens de splitsingsakten.

De VvE Beheerders kan dit geheel voor u uitvoeren, of u hierin begeleiden en adviseren.

Onder de diensten met betrekking tot het administratief beheer wordt verstaan:

  • het opstellen en bijhouden van mutaties van het eigenarenregister;
  • het wijzigen van gegevens van de vereniging in het handelsregister Kamer van Koophandel;
  • het bijhouden van een (digitaal) archief van de verenigingsstukken;
  • het verzorgen van de correspondentie van de vereniging;
  • het administreren van contracten;
  • het uitvoeren van de prolongatie;
  • het verzorgen van het jaarverslag;
  • het eenmaal per jaar bijwonen van een bestuursvergadering van de VvE ter voorbereiding van de Algemene Ledenvergadering;
  • het notuleren van één Algemene Ledenvergadering per kalenderjaar;
  • het adviseren over de verzekeringsportefeuille van de VvE en het namens de VvE (doen) afsluiten dan wel beëindigen van verzekeringspolissen;
  • de afhandeling van schadeclaims;
  • het in overleg met het bestuur, al naar gelang de eisen van de verzekeringsmaatschappij, voor rekening van de VvE, laten (her)taxeren van de herbouwwaarde van gebouw. Een kopie van het taxatierapport wordt verstrekt aan de verzekeraar teneinde de verzekerde waarde aan te passen.